社外秘文書の処分方法

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外部業者への委託費用

経営に関わる重要な社外秘の文書や書類を機密文書と呼びますが、どの会社にも存在します。重要度によっては社内の限られた人間しか見れない機密書類があり、廃棄処分を迎える書類の処理にコストがかかっている場合があります。社内で処理する場合には、一般的にシュレッダーを購入・リースして処理している事が多いのです。しかし、月に60kg程度を処理する際の人件費や事業ゴミの処分に関わる費用を合計すると、約12,000円程度掛かると言われています。また、年間にするとかなりの金額になりますので、最近では機密文書処理の専門業者へ委託する会社も増えています。機密文書処理会社やセキュリティープランによって費用は違いますが、約20kgあたり1500〜3500円程度となっていますので、社内で処理するよりはコストを抑える事が出来ます。自社で機密文書の破砕や溶解を行っている会社や、鍵付きのトラックを使うか使わないか等のセキュリティーが強い程、費用は高くなるのが特徴ですが、機密文書の重要度によって使い分けるのが良いと言われています。例えば、一部の管理職等しか見れない書類は社内で処理して、重要度が比較的低い物は業者へ委託すると言う方法を採用したりするケースもありますし、処理業者によってはホッチキスの針やファイルのプラスチック部分はリサイクルしてくれる業者もあるので、Co2排出削減を掲げている企業にとっては環境面での配慮について評価される事もあるのがメリットです。